特定個人情報保護方針

（個人番号及び特定個人情報に関する取扱いについて）

制定日：平成28年2月1日
改正日：令和6年9月18日

株式会社NEXCO保険サービス
代表取締役社長 上岡　誠

　株式会社NEXCO保険サービス（以下｢当社｣といいます。）は、個人番号及び特定個人情報保護（以下「特定個人情報等」といいます。）の重要性に鑑み、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）、その他の関連法令・ガイドライン等を遵守して、特定個人情報等を適正に取り扱うとともに安全管理について適切な措置を講じます。

　当社は、特定個人情報等の取扱いが適正に行われるよう従業者への教育・指導を徹底します。
　また、特定個人情報等の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、本方針について継続的に見直し、その改善に努めます。

1. 特定個人情報等の取得･利用

　当社は、業務遂行に必要な範囲内で利用目的を定め、適法かつ公正な手段により特定個人情報等を取得･利用いたします。

2. 特定個人情報等の利用目的

　当社は、以下の番号法に定める事務を行うため、利用目的の範囲内で特定個人情報等を利用することがあります。
　また、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲に限るものとし、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、事前に同意を得ます。

 （1）お取引先の特定個人情報等 

　　・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務に利用するため 

 （2）当社役員及び社員並びにその扶養親族の特定個人情報等

　　・源泉徴収票作成事務に利用するため
　　・健康保険･厚生年金保険届出事務に利用するため
　　・雇用保険届出事務に利用するため
　　・国民年金第3号被保険者の届出事務に利用するため

3. 特定個人情報等の安全管理措置

　当社は、取り扱う特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止、その他の特定個人情報等の安全管理のため、社内の取扱規程等の整備及び実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、正確性･最新性を確保するために必要かつ適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適切な是正対策を講じます。

4. 特定個人情報等の第三者への提供

　当社は、番号法に定める事務を行うために必要な場合や番号法その他の法令に基づく場合等を除き、事前にご本人の同意を得ることなく、特定個人情報等を第三者に開示又は提供することはありません。

5. 特定個人情報等の取扱いの委託

　当社は、番号法に定める事務遂行に伴い、利用目的の達成に必要な範囲内において、特定個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合があります。
　その場合は、特定個人情報等を適正に取り扱うことができるものと認められる委託先を選定し、委託契約等において、当該委託先と特定個人情報等の安全管理、秘密保持、再提供の禁止等、漏えい等事故のないよう必要な事項を取り決めるとともに、当該委託先の適切な監督を行います。

6. 特定個人情報等の共同利用

　当社は、特定個人情報等及びこれを構成する特定個人データを特定の者との間で共同して利用することはありません。

7. 特定個人情報等に関する利用目的の通知、開示、訂正･追加･削除、利用･提供の停止等

　特定個人情報等に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正･追加･削除、利用停止、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示に関するご請求（以下「開示等請求」といいます。）については、下記の【開示等請求手続について】をご覧ください。
　当該特定個人情報等に関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。手続を希望される方は、下記【お問い合わせ窓口】までお申し出ください。

【開示等請求手続について】 

（1）特定個人情報等の利用目的 

　　・番号法に定める事務を行うために利用します。 

（2）開示等請求手続 

①ご請求方法 

　当社が取り扱う特定個人情報等に関して利用目的の通知、開示、内容の訂正･追加･削除、利用停止、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示をご希望される場合には、下記「特定個人情報等開示等請求書」をご取得のうえ、請求書類に必要事項を記入し、当社に郵便又はメールにてご送付ください。 
　請求書類は当社所定のものに限るものとし、それ以外の書式では一切お受けいたしません。 
　書類をお送りいただく際には、ご請求者の本人確認及びご本人のデータを特定するために、本人確認書類も併せて送付いただきますので、予めご了承ください。 
　なお請求書類の送付に係る費用については、恐れ入りますがご請求者本人にてご負担ください。 
　ご送付いただきました請求書類等に不備があった場合は、その旨当社から開示等請求書にご記入いただいた連絡先にご連絡申し上げます。 
　なお、ご連絡から2週間以内に不備の補正等がなかった場合は、開示等のご請求がなかったものとして対応させていただくほか、お支払いいただいた手数料は返還いたしませんので、予めご了承ください。 

②手数料 

　特定個人情報等の利用目的の通知及び開示請求については、文書1件につき800円の手数料をお支払いいただきますので、手数料相当額の郵便為替証書を当社宛にご送付ください。請求に係る費用についてはご請求者本人のご負担となりますので、ご了承ください。 
　なお、ご請求いただいた特定個人情報等を当社が保有していなかった場合又は開示等しない決定をした場合であっても、当該手数料は返還いたしません。 

③回答方法 

　お受けした開示等請求については、請求内容の確認･調査等を行い、手数料を要する請求については、受領を確認させていただいたうえで、ご本人に対しご希望の開示方法にてご回答申し上げます。代理人によるご請求の場合であっても法定代理人によるご請求の場合を除き、ご本人に対しご回答申し上げます。 
　開示等請求に応じることにより、ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合、当社の業務に著しい支障をおよぼす恐れがある場合及び他の法令に違反することとなる場合等、請求に応じることができない場合がございますが、その場合にはその理由をご連絡申し上げます。 
　なお、開示等請求がなかったものとして対応させていただいた場合には、一切のご連絡はいたしませんので、予めご了承ください。 
　開示等請求により取得した特定個人情報等は、開示等の手続に必要な範囲内でのみ利用いたします。ご提出いただいた書類は、開示等請求に対応した後、適正に破棄します。 

請求者	必要となる書類
ご本人による請求の場合		・本人確認のための書類※1
法定代理人による請求の場合	ご本人に関する書類	・本人確認のための書類※1
	代理人に関する書類	・代理人の本人確認のための書類※1 ・法定代理人の資格を証明する書類※2
委任された代理人による請求の場合	ご本人に関する書類	・本人確認のための書類※1 ・印鑑証明書
	代理人に関する書類	・代理人の本人確認のための書類※1
	代理人の代理権に関する書類	・ご本人から代理人への委任状（ご本人の印鑑登録証明書の印影と同じ印章による押印のあるもの）

8. 特定個人情報等の取扱いに関する苦情及び相談の申出先

　特定個人情報等の取扱いに関する苦情及び相談は、下記【お問い合わせ窓口】までお申し出ください。

【お問い合わせ窓口】

［所在地］　　〒102-0084 東京都千代田区二番町3-4 麹町御幸ビル2階
［名称］　　　株式会社 NEXCO保険サービス
［電話］　　　03-5210-5561（代表）
［FAX］　　　 03-5210-5566
［受付時間］　9:00～17:30（但し、土日祝日、年末年始を除きます）
［窓口責任者］個人情報保護管理者 総務部長

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